Relación de la tecnología en el entorno laboral: Microsoft Teams y Workplace Analytics (I)

A lo largo de esta serie de 2 posts Celestino González-Fernández reflexiona acerca  del momento presente, de cómo la influencia de la pandemia del coronavirus en la población en general y trabajadores/as en particular, ha supuesto el paso casi obligado a la modalidad de teletrabajo y el uso generalizado de herramientas y plataformas digitales con síntomas que frecuentemente se asocian a la presión, tensión o estrés, convirtiéndose así el tecnoestrés es un riesgo con mayor incidencia a considerar, prevenir y en su caso dar respuesta para el cuidado físico y sobre todo mental. 

Celestino no se conforma con reflexionar acerca del problema sino que también realiza un minucioso análisis de soluciones tecnológicas cómo Workplace Analytics (Microsoft) , con las que las empresas, si  le dan el uso adecuado, pueden potenciar no solo el rendimiento de la personas sino también su bienestar para tratar de facilitar la conciliación de la vida laboral con la personal o familiar.

NUEVA REALIDAD: CORONAVIRUS, TELETRABAJO Y TECNOESTRÉS.

Introducción al tecnoestrés. La tecnología y su utilización lleva cada vez mayores cuotas de atención y tiempo en nuestra vida profesional y personal. Nos da numerosas posibilidades y mejora nuestra productividad, resultados y comunicaciones. Obviamente tiene un doble filo y también conlleva una serie de riesgos si su uso no es consciente, responsable y saludable. Un ejemplo común es el extendido riesgo psicosocial denominado tecnoestrés.

El término tecnoestrés, su clasificación y su influencia en la salud mental de trabajadores/as y usuarios/as de tecnología está muy presente en la actualidad y su bibliografía, artículos de investigación y presencia en medios de comunicación así lo corroboran. Su repercusión lógicamente a parte de las evidentes sobre la salud también son económicas y sociales y se puede hablar de la pandemia del tecnoestrés, que podemos ampliar y denominar telestrés, asociado a la proliferación del teletrabajo.

El tecnoestrés viene desarrollando su incidencia desde las dos últimas décadas del siglo XX y la primera conceptualización del término se debió a Brod (1984) casi a la par del desarrollo del primer PC producido por la empresa IBM. En el presente, con la influencia de la pandemia del coronavirus en la población en general y trabajadores/as en particular, ha supuesto el paso casi obligado a la modalidad de teletrabajo y uso generalizado de herramientas y plataformas digitales con síntomas que frecuentemente se asocian a la presión, tensión o estrés y así, el tecnoestrés es un riesgo con mayor incidencia a considerar, prevenir y en su caso dar respuesta para el cuidado físico y sobre todo mental.

Una de las definiciones del tecnoestrés ya nos plantea sus posibilidades e incidencia presente y futura por el continuo desarrollo tecnológico e interdependencia para el ser humano:

“un estado psicológico negativo relacionado con el uso de tecnología (TIC) o con la amenaza de su uso en un futuro. Esta experiencia se relaciona con sentimientos de ansiedad, fatiga mental, escepticismo y creencias de ineficacia, pero también con un uso excesivo y compulsivo” (Salanova, Llorens, Cifre y Nogareda, 2007).

Entre sus variantes se señalan la tecnoansiedad, la tecnofatiga y la tecnoadicción.

En época de pandemia por el COVID-19 empresas tecnológicas como Microsoft se están posicionando para dar soluciones y recursos a las empresas como Microsoft Teams integrada dentro de Office 365. Esta herramienta no sólo sirve para las tan demandadas llamadas o videollamadas en la época actual del trabajo en remoto y teletrabajo, si no que te permite los cada vez más habituales chats, reuniones y videoconferencias (hasta 10.000 personas) y el trabajo colaborativo compartiendo diferentes archivos y formatos como por ejemplo Word, PowerPoint o Excel. Para ampliar información sobre sus funcionalidades ver artículo relacionado: Teams no es una aplicación de videollamadas (únicamente) (CoachMinds, 2020). Además del rendimiento y productividad en las organizaciones, esta herramienta no pierde de vista la perspectiva saludable sobre su uso por parte de sus usuarios/as, en este caso a través de la herramienta Workplace Analytics.

Nuevas perspectivas en el bienestar y productividad de los trabajadores/as. Microsoft ha entendido que el trabajo ha sufrido un cambio estructural en 2020 con nuevos retos y desafíos por poner dos ejemplos representativos: el entorno empresarial o el educativo. Por ello, dentro del entorno de Microsoft 365 con Microsoft Teams y Workplace Analytics encontramos una atención especial a la productividad y bienestar para tratar de facilitar la conciliación de la vida laboral con la personal o familiar.

Así desde Microsoft se ha realizado en período de pandemia por el coronavirus análisis individuales de trabajadores/as, equipos de trabajo en remoto o cambios en la cultura organizacional sacando conclusiones sobre el rendimiento, aspectos saludables y colaboraciones en este período supuestamente transitorio pero que puede crear un caldo de cultivo para que se convierta en definitivo y prioritario para las empresas por su calado y repercusión económica y social. Para ello se han valido de herramientas digitales de su entorno como el uso de correo electrónico (Outlook), calendario o reuniones programadas para medir y extraer conclusiones de esos datos relacionados. Sería oportuno repasar datos significativos en el período antes y durante la pandemia que nos puedan ayudar a vislumbrar y entender la “nueva realidad”.

Teletrabajo antes del COVID-19

  • Antes del COVID-19 el teletrabajo en España crecía muy lentamente. Solo trabajaba en remoto sobre el 4,8% de la población (INE, 2019). El presentismo estaba bastante extendido y aceptado como sinónimo de productividad en muchas empresas de España. Mientras, países del norte de Europa como Suecia, Finlandia, Islandia, Países Bajos o Reino Unido, casi el 25% de los trabajadores/as lo hacía habitualmente desde sus domicilios.
  • Algunos estudios reflejan que los trabajadores/as que realizan trabajo desde sus domicilios son hasta un 15% más productivos que los que trabajan en la oficina y contrariamente a lo que podría suponerse trabajan cinco horas más que sus colegas de la oficina. Este dato podría desmontar el presentismo tan marcado en España.
  • Un estudio (Randstad, 2019) cuantificó uno de los mayores deseos de los trabajadores/as españoles/as: casi el 68,6% de ellos quería teletrabajar, pero sus empresas no se lo permitían. El 58% de los trabajadores/as valoraba antes de la pandemia que disponía de las herramientas y entorno para poder realizar teletrabajo. La realidad antes del pasado marzo era bien distinta porque tan solo el 7,9% de las personas ocupadas trabajó en remoto (al menos ocasionalmente), durante el cuarto trimestre de 2019, lo que equivale 1,5 millones de trabajadores/as. En este sentido, otra de las barreras es que en España como máximo podrían llegar a trabajar en remoto unos 4,4 millones de personas, es decir, el 22,3% del total de la población ocupada. El resto de profesionales desempeñan actividades cuya naturaleza no posibilita esta opción porque requiere una atención presencial o semipresencial.

Se puede concluir que en periodo anterior al COVID-19, las empresas en España han tenido poco interés o necesidad en implantar y desarrollar el teletrabajo a pesar del interés de sus trabajadores/as y tomando como referencia las experiencias europeas. Se asocia realizar más horas presencialmente en las empresas como sinónimo de mejor desempeño.

Revolución del teletrabajo: llega la pandemia del COVID-19

El inicio del confinamiento en España fue fijado por el gobierno de la nación el 13 de marzo de 2020. Entre la semana del 14 y el 21 de marzo, el número de descargas en el mundo de aplicaciones empresariales para iOS y Android llegó a los 62 millones, cifra que supone el máximo histórico semanal en esta categoría y un crecimiento del 90% con respecto a la media semanal de 2019 (App Annie, 2020). Esta consultora destaca que durante esa tercera semana laboral de marzo, en España las descargas de Google Hangouts Meet, Zoom Cloud Meetings y Microsoft Teams se multiplicaron, respectivamente, por 64, 27 y 15 en relación a la media semanal del último trimestre de 2019.

A principios de marzo, unas 237.000 personas cursaban en España grados y másteres online. Pero a ese número se sumaron 9,5 millones de estudiantes presenciales de todos los ciclos con el cierre de todos los centros educativos del país por el confinamiento.

Más del 30% de los trabajadores de un estudio (Microsoft, 2020) confirmaron que la pandemia ha aumentado su sensación de agotamiento en el trabajo. El agotamiento de trabajadores/as representa hasta el 50% del desgaste de una empresa.

Fuente: Microsoft, 2020

Ámbito educativo. En una encuesta sobre 10.000 docentes (CSIF, 2020) se ha constatado que el 93% sufre desgaste emocional en este periodo y en un porcentaje muy alto por el uso de la tecnología por la enseñanza online, mayor usos de dispositivos y plataformas digitales o comunicación por videollamadas y uso de correo electrónico. Aquí entra la manifestación del tecnoestrés en forma de ansiedad, cansancio o incluso adiciones con un claro deterioro en la calidad de vida laboral y profesional del personal docente.

Es curioso que a pesar del deseo y apertura al teletrabajo por un porcentaje muy alto de trabajadores/as, sólo un 12% quiere quedarse en casa teletrabajando todos los días. Entre las causas está la pérdida de socialización y relaciones con la extensión del teletrabajo y abandono del trabajo en las oficinas. Se prefiere una modalidad mixta entre la modalidad presencial y remota.

Fuente: World Economic Forum, 2020

Significativo es el informe y encuesta de Randstad Workmonitor. Entre las conclusiones que se pueden destacar estarían:

  • El 62,5% de los trabajadores/as españoles espera que el teletrabajo se imponga y sea una herramienta habitual de trabajo incluso cuando finalice la pandemia.
  • El 36,3% de los encuestados/as tienen la creencia que el modelo híbrido y combinado de trabajo presencial y teletrabajo será la futura realidad laboral.
  • El 19,2% considera que solo habrá la opción de teletrabajo.
  • El 7% espera que el trabajo en remoto sea opcional.

Fuente: Randstad Workmonitor, 2020

Respecto al cuidado y apoyo de la empresa a sus empleados/as durante la incidencia del coronavirus, en el mismo informe hay resultados llamativos:

  • El 65,2% de los encuestados/as en el ámbito laboral de España entienden que su empresa les ha apoyado anímicamente. Si se compara con la media europea supone un porcentaje 4,5 puntos inferior a la media europea y 5,9 puntos menor a la tasa global.
  • Un 34,8% considera que no ha tenido ese apoyo. Lo que supone que uno de cada 3 trabajadores/as no se ha sentido cuidado o protegido por su organización.

Fuente: Randstad Workmonitor, 2020

Se puede concluir que en esta etapa de pandemia y confinamiento, las empresas españolas se han visto obligadas a la transición digital, instaurar la práctica generalizada del teletrabajo con más o menos éxito en función de su inversión previa, políticas favorables a ello y tecnología disponible. Si bien se generaliza el teletrabajo, sus riesgos psicosociales asociados no están siendo previstos o evaluados y tratados de la manera oportuna.

Papel de líderes empresariales. Será necesario que las empresas y sus dirigentes reflexionen y analicen varios apartados para para realizar la transición y consolidar el teletrabajo de manera efectiva:

  • La conectividad en los centros de trabajo y en la intranet como internet en general cuentan con una estabilidad y rapidez contrastada. El desafío será dotar a los domicilios que se usen como espacios de trabajo esas mismas fortalezas para dar una experiencia laboral plena a los trabajadores/as. También en los espacios coworking.
  • El puesto físico de trabajo fijo ha cambiado y se alterna entre oficina y domicilio. En igual medida se alternarán diferentes dispositivos ampliando al ordenador de sobremesa, el portátil, tablet y smartphone que aumentan nuestra conectividad y productividad.
  • Trabajo colaborativo en la nube. Cada empresa deberá pensar sobre la herramienta colaborativa y de almacenaje más apropiada para aumentar la accesibilidad, productividad y eficiencia de sus integrantes. Compartir archivos, documentos, reuniones virtuales sin desplazamiento y trabajo simultáneo es una realidad muy presente en la época del teletrabajo.
  • Gestión, mantenimiento y ciberseguridad. Parece obvio, pero es básico unos/as profesionales que gestionen y realicen el mantenimiento continuo y oportuno de estas herramientas tanto a nivel de hardware como software. Un apartado clave será la ciberseguridad en lo relativo a acceso a datos, contar con antivirus de eficacia demostrada contra el malware y conocer los puntos débiles del sistema de la compañía en estos apartados para realizar un plan de seguridad a medida.
  • Por último y no menos importante es evaluar y desarrollar un plan saludable para abordar esta transición digital y generalización del teletrabajo, mostrando interés y preocupándose los/as dirigentes por la salud física y mental de sus empleados/as.

Según un estudio  del Forum Económico Mundial (2020), la mayoría de los líderes empresariales encuestados (78%) esperan algún impacto negativo de la actual forma de trabajar en la productividad, el 22% espera un fuerte impacto negativo y sólo el 15% cree que no tendrá ningún impacto o un impacto positivo en la productividad.

Fuente: World Economic Forum, 2020

En resumen, se percibe un cambio en la forma en que nos relacionamos y trabajamos donde el papel de las empresas y dirigentes será clave para realizar este proceso de cambio digital, comunicativo y colaborativo. Habrá diferentes variables a tener en cuenta desde el apartado tecnológico, cultura de empresa por ejemplo respecto al teletrabajo y riesgos asociados como el tecnoestrés.

Autor: Celestino González-Fernández

Psicólogo General Sanitario. Investigador.

Experto en Psicología y Tecnología

www.CelestinoGonzalezFernandez.com 

Acede al siguiente post:  «Propuestas para afrontar el proceso de cambio. Microsoft Teams y Workplaces Analytics. Plan de Tecnoestrés», para conocer cómo las métricas que te ofrece Workplace Analyticis pueden ser un primer paso que marque el camino y tendencia para que las organizaciones tomen la responsabilidad de afrontar  los riesgos asociados a esta nueva forma de trabajar y relacionarnos.

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