• 29/12/2020. Artículo elaborado para CoachMinds. Relación de la tecnología en el entorno laboral: Microsoft Teams y Workplace Analytics (II).

En el anterior post «Nueva realidad: Coronavirus, Teletrabajo y Tecnoestrés» ,  Celestino González-Fernández reflexionaba acerca  del momento presente, de cómo la influencia de la pandemia del coronavirus en la población en general y trabajadores/as en particular, ha supuesto el paso casi obligado a la modalidad de teletrabajo y el uso generalizado de herramientas y plataformas digitales con síntomas que frecuentemente se asocian a la presión, tensión o estrés, convirtiéndose así el tecnoestrés es un riesgo con mayor incidencia a considerar, prevenir y en su caso dar respuesta para el cuidado físico y sobre todo mental. 

A continuación , realiza un minucioso análisis de  propuestas y soluciones tecnológicas como Workplace Analytics (Microsoft) , con las que las empresas, si le dan el uso adecuado, pueden potenciar no solo el rendimiento de la personas sino también su bienestar para tratar de facilitar la conciliación de la vida laboral con la personal o familiar.

PROPUESTAS PARA AFRONTAR EL PROCESO DE CAMBIO. MICROSOFT TEAMS Y WORKPLACE ANALYTICS. PLAN DE TECNOESTRÉS.

Este nuevo tablero de juego en lo que respecta al entorno laboral y transformación digital, ha supuesto que determinadas empresas tecnológicas traten de desarrollar herramientas y cubrir necesidades para que se pueda mantener la productividad, clima laboral y bienestar general de las organizaciones.

Microsoft, empresa liderada y dirigida por Bill Gates, consciente de los cambios comportamentales y relacionales que conlleva la nueva realidad o normalidad como por ejemplo la extensión del teletrabajo, creen firmemente en el desarrollo de herramientas de trabajo con el efecto de un nuevo comienzo o ¿nueva era?

Métricas de Microsoft (2020). Se han centrado y medido los siguientes aspectos por considerarlos claves en el bienestar y desarrollo de las organizaciones.

• Semana en la vida. Ofrece un resumen de la colaboración diaria en la organización.
• Información general sobre las reuniones. Proporciona un resumen de las normas de reunión dentro de la organización.
• Administración y preparación. Proporciona un resumen de la colaboración entre líderes, directivos/as y empleados/as.
• Redes internas. Muestra las conexiones de red entre diferentes personas de una empresa exclusivamente, por ejemplo, entre el Departamento de Ventas y el Departamento de Recursos Humanos.
• Colaboración externa. Proporciona un resumen de los patrones de red de los empleados/as con personas de fuera de la compañía.
• Colaboración de Microsoft Teams. Muestra información y tendencias de comunicación sobre cómo los empleados/as de su organización usan Teams para comunicarse y colaborar.

Concretando las posibilidades de Microsoft Teams y Workplace Analytics, me gustaría destacar lo relacionado a la medida productividad y buenos hábitos del trabajador/a, su análisis y métricas utilizadas íntimamente relacionado al uso de las TIC tanto a favor como en contra:

• Métrica 1. Tiempo dedicado por los directores/as a sus trabajadores/as de manera individual. La importancia de la comunicación, dedicación y atención de un director/a con sus colaboradores/as. Utilizan como medida el tiempo total de cada empleado/a por mes y se realiza un promedio a lo largo de una semana.

Riesgo psicosocial asociado: En el caso de no recibir una comunicación y atención adecuada y regular por nuestros/as responsables puede llevar a la desmotivación, falta de compromiso, rotación y baja en la propia empresa. En definitiva, a la pérdida de talento. Según un informe elaborado por Randstad (2019), la rotación voluntaria en España fue del 17%, y se espera que en los próximos años alcance el 30%. La “fuga de talento” es costosa para las empresas. Y ese coste no solo incluye pérdidas de tiempo y recursos: reemplazar a un empleado supone hasta un 60% de su salario bruto anual. Por eso, es esencial que las organizaciones mantengan sus esfuerzos en la retención del talento.

Fuente: Randstad, 2019

• Métrica 2. Trabajo fuera del horario laboral. Paradójicamente a lo que se podría pensar, el teletrabajo ha aumentado el trabajo fuera del horario habitual. Una de los motivos podrían ser las interrupciones voluntarias (ej.: tareas domésticas puntuales) o involuntarias (ej.: cuidado y atención a hijos/as). Podría llevar a programar reuniones fuera del horario oficial además del uso del correo electrónico para compensar esas pérdidas de tiempo. Para medir este apartado se utilizan las horas laborales establecidas en la configuración del calendario de Outlook del empleado/a.

Riesgo psicosocial asociado: Este apartado está íntimamente relacionado a la tecnofatiga y tecnoadicción. En enero de 2017, Francia introdujo en su normativa laboral el derecho a la desconexión digital y en España empieza a haber mayor concienciación social y política y se desarrollan las primeras legislaciones sobre “Derecho a la desconexión digital en el ámbito laboral”, en el artículo 88 de la nueva Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Esta ley recoge que las empresas o personas que contraten trabajadores/as buscarán la manera de articular acciones de sensibilización y formación a los trabajadores/as sobre estos riesgos con el fin de evitar la fatiga informática y favorecer la conciliación.

• Métrica 3. Uso excesivo del correo electrónico. En este caso se tiene en cuenta los trabajadores/as que dedican más de 10 horas en el uso de correo electrónico (enviar y recibir). Las medidas se recogen del uso de Outlook.

Riesgo psicosocial asociado: Tecnofatiga. Tecnoadicción. Voy a resaltar al respecto, el sesgo del status que puede afectar dentro del entorno laboral y puede afectar de modo individual o al equipo. Si no se controlan, los patrones de comportamiento continúan perpetuamente sin ningún deseo de corregir. Un ejemplo de ello es la colaboración fuera del horario laboral. Los correos electrónicos, los chats y las llamadas nocturnas son una causa común de estrés y quejas entre los empleados/as y un indicador de menor compromiso. Sin embargo, las personas dentro de las organizaciones siguen siendo cómplices incluso hasta el punto del agotamiento, ya que el costo de cambiar la norma parece mayor que simplemente continuar.

• Métrica 4. Sobrecarga por reuniones de larga duración. Entienden que la sobrecarga en reuniones puede surgir cuando el trabajador/a pasa el 50 por ciento de su tiempo total de reunión en reuniones largas (más de una hora) o grandes (más de ocho personas), divididos por el número total de empleados/as medidos/as.

Riesgo psicosocial asociado: Tecnofatiga. Hay numerosas encuestas y estudios que confirman que la falta de preparación de una reunión o extender su duración produce desmotivación, cansancio y merma de la productividad. Dos terceras partes de los españoles tienen la creencia que las reuniones no tienen utilidad.

• Métrica 5. Los trabajadores/as pueden prestar atención en un trabajo importante sin tareas distractoras. Midiendo los trabajadores/as que tienen menos de 20 horas de tiempo disponible para el trabajo prioritario dividido por el número total de trabajadores/as medidos/as. Tiempo de concentración idóneo cuando se dispone de dos o más horas consecutivas sin reuniones.

Riesgo psicosocial asociado: Tecnofatiga. Una recomendación añadida sería la práctica de mindfulness asociada a una conciencia plena, mejora de la atención y productividad. En el ámbito laboral puede generar una mayor confianza en nosotros mismos, ganando resistencia y resiliencia redundando en la productividad y rendimiento (Good, Lyddy, Glomb, Bono, Brown, Duffy, Baer, Brewer y Lazar, 2015).

• Métrica 6. Los directores/as están involucrados y conectados en la organización. Dan importancia a la conexión de los directores/managers con otros departamentos, calculado como el número de departamentos fuera de su responsabilidad y las interacciones significativas tomando como referencia los últimos 28 días.

Potencialidad asociada: Crear involucración y conocimiento con la organización. Visión estratégica. Cada vez más se va creando tendencia entre los dirigentes sobre el liderazgo transformacional y carismático, más democrático y participativo, en el que el director se muestra cercano y escucha de manera activa a sus colaboradores/as.

• Métrica 7. Colaboración de los trabajadores/as en la organización. La métrica se relaciona al número de horas que los trabajadores/as dedican a reuniones y correo electrónico con al menos una persona fuera de su propio departamento. Destaca a las organizaciones que pasan más del 50 por ciento de su colaboración general dentro de su grupo.

Potencialidad asociada: Crear involucración y conocimiento con la organización. Sentimiento de identidad. Motivación. Este tipo de rasgos son valiosos en la organización y deberán valorarse a la hora de promocionar o proponer a nuevos puestos. Búsqueda de talento interno. Desarrollo de trabajo colaborativo.

• Métrica 8. Identificación de trabajadores/as con influencia en la organización. Estos “influencers” destacan por sus conexiones con personas de toda la organización por su comportamientos de colaboración.

Potencialidad asociada: Impacto e influencia en la organización. Búsqueda de talento. Desarrollo de motivación y trabajo colaborativo. Crear tendencias y sinergias en la organización. Transmisión de valores y cultura de la organización.

• Métrica 9. Trabajo colaborativo y compartir rápidamente información. Se tiene en cuenta la comunicación combinada de correo electrónico y mensajes instantáneos enviados entre dos trabajadores/as. La métrica utilizada se calcula como el porcentaje de mensajes instantáneos uno a uno que se envían, divididos por el número total de mensajes instantáneos uno a uno y enviados (es un dato significativo los trabajadores/as que pasan menos del 10 por ciento de su comunicación uno a uno a través de mensajería instantánea integrado en Microsoft Teams).

Potencialidad asociada: Detección de trabajo colaborativo y comunicación eficaz. Trabajadores/as comprometidos/as. Desarrollo de equipos y sentimientos de identidad. Crear canales de información apropiados en cuanto a su cantidad y calidad en la empresa.

• Métrica 10. Creación de redes de clientes por los trabajadores/as. Se tiene en cuenta la red exterior a la organización creada por los trabajadores/as por ejemplo con clientes, siendo significativas por lo menos dos conexiones mensuales y destacados los que tienen más de cinco en el mismo periodo.

Potencialidad asociada: Impacto e influencia comercial y en la propia organización. Búsqueda de talento. Oportunidades de nuevos negocios o colaboraciones. Mejora de la comunicación e información externa.

• Métrica 11. Colaboración del cliente en la empresa. Este apartado se define por el número de horas que los trabajadores/as dedican a reuniones y correos electrónicos con al menos una persona fuera de la organización. Se valora los departamentos y grupos que pasan gran parte de su colaboración general con personas de fuera de la empresa.

Potencialidad asociada: Impacto e influencia relacional dentro y fuera de la organización. Búsqueda de talento. Oportunidades de nuevos negocios o colaboraciones.

Intervenciones saludables propuestas por Microsoft. Llama la atención cómo desde Microsoft no se quedan en la métrica y análisis de datos si no que también tiene propuestas y acciones saludables y aplicables dentro del entorno de Microsoft Teams y Workplaces Analytics de las que pueden disponer y beneficiarse los trabajadores/as que cuentan con esta herramienta. Dentro del tablero de MyAnalytics que tendría cada trabajador/a para su consulta y utilización destacan:

• La capacidad del propio trabajador de gestionar su agenda, hábitos de colaboración y desconexión digital ya sea de correos electrónicos o reuniones que saturan su agenda por la planificación semanal.
• Meditaciones programadas, pudiendo utilizar por ejemplo la extendida aplicación Mantener la concentración y trabajar de manera más inteligente. Ser capaz de desconectar y recargar con consciencia. Planificar momentos diarios para meditar.
• Valoración y evaluación de su estado mental y emocional a través de una escala desde valores positivos a negativos.
• Obtener información valiosa basada en datos con patrones laborales del trabajador/a y la empresa. El propio trabajador/a de manera consciente podrá crear otros patrones de trabajo más saludables. Habrá resúmenes semanales para conocer los progresos y hábitos que vamos desarrollando en nuestra concentración, bienestar, redes y trabajo colaborativo.
• Con la ayuda de la inteligencia artificial y uso de Outlook, te realizará sugerencias para sacar la máxima productividad en tareas y correo electrónico. También realizar seguimiento a personas importantes en su desempeño.

Responsabilidad y actuaciones de las organizaciones. Como reflexión final, me gustaría destacar que si bien la iniciativa de Microsoft es muy interesante y marca el camino y tendencias en las organizaciones con la nueva normalidad generada por el coronavirus, puede que no sea suficiente para afrontar los riesgos asociados a esta nueva forma de trabajar y relacionarnos.

Las empresas deben ser conscientes, reflexivas y responsables para valorar, medir, prevenir y en su caso intervenir internamente con acciones saludables tanto individuales como colectivas. Un ejemplo sería el aumento de riesgos psicosociales como el tecnoestrés y sus variantes relacionados al uso y manejo continuado de las TIC o la generalización del teletrabajo. Un ejemplo que se podría proponer sería un Plan de Tecnoestrés: 

A principios de marzo de 2020 la pandemia cogió por sorpresa a las organizaciones y hubo una digitalización y transición precipitada al teletrabajo y  nuevo contexto con riesgos y trastornos en la salud física y mental no esperados. En los próximos años las empresas que afronten con garantías esta transición, tengan la previsión oportuna sobre los riesgos asociados en todos/as sus integrantes, marcaran la diferencia tanto social (trabajadores/as) como económica (resultados), incluyendo su propia supervivencia, crecimiento o desaparición.

Autor: Celestino González-Fernández

Psicólogo General Sanitario. Investigador. Experto en Psicología y Tecnología

www.CelestinoGonzalezFernandez.com

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